Política de donaciones
Las colecciones de nuestra biblioteca se han ido formando a través de la compra de materiales, la integración de materiales selectos donados por personas individuales, empresas, y organizaciones no gubernamentales, y algunos intercambios informales con otras entidades nacionales e internacionales. Existen dos tipos principales de donaciones: en efectivo, y de materiales nuevos o usados. También aceptamos donaciones de equipo.
Donaciones en efectivo
Las donaciones en efecto serán utilizadas para ampliar los programas de adquisiciones de acuerdo con lo establecido en la política de desarrollo de colección Los fondos recaudados son utilizados para la compra de materiales de información, el pago de suscripciones a recursos digitales e impresos, o para preservación de las colecciones. Las donaciones en efectivo podrán ser estipuladas a usos específicos según sea establecido por el donador.
Donaciones de materiales
La biblioteca acepta materiales nuevos o usados que serán evaluados por los bibliógrafos utilizando los criterios de selección utilizados para la evaluación de nuevos materiales. Los materiales que no cumplan con los criterios de selección establecidos por la biblioteca serán donados a otras personas e instituciones relacionadas con la UFM, o serán puestos a la venta para beneficio de nuestro fondo de adquisiciones.
Materiales que aceptamos
La biblioteca recibirá cualquier tipo de material nuevo o usado, ya sea impreso (libros, manuscritos, mapas, planos, fotografías y revistas sueltas o encuadernadas), audiovisual (slides y VHS) o digital (miniDV, CD, o DVD). Otros tipos de materiales serán evaluados uno a uno, por ejemplo, en el caso de casetes de video de ¾” o bases de datos en diskettes de 5” tendremos que determinar si será posible migrar la información que contienen para asegurar su preservación y utilización.
Provenance
Si los materiales provienen de otras bibliotecas institucionales, no serán ingresados a la colección a menos que traigan el sello de “Descartado” colocado por dicha institución. El nombre o ex-libris de propietarios anteriores no serán removidos del material a menos que sea necesario por motivos de conservación. El nombre del donador se registra en el catálogo en línea de la biblioteca. Si el donador lo especifica, también se agregará un ex-libris con su nombre, de modo que se haga notar su contribución.
Recepción y registro de materiales
La biblioteca recibe donaciones en los horarios regulares de operación. Es necesario que para la donación de cantidades grandes de materiales se haga una cita previa. Es necesario solicitar el ingreso de vehículos de transporte al campus UFM y también se necesita planificar el transporte de las donaciones hacia el edificio de la biblioteca.
Si así es solicitado por el donador, la biblioteca se hará cargo del traslado de los donativos desde el lugar de origen hasta nuestras instalaciones. La decisión del traslado de donaciones hacia la biblioteca contar con el apoyo del bibliógrafo luego de que este evalué el material donado de acuerdo a los criterios de selección de esta política, finalmente deberá ser autorizado por el Director de la biblioteca.
Para facilitar el manejo de las donaciones deberán entregarse empacados en cajas plásticas o de cartón en un buen estado. Los mismos serán devueltos luego del transporte de las donaciones si así es solicitado. Si el número de materiales es menor a 100 ítems será necesario incluir un listado enumerando los materiales donados y una breve descripción de los mismos. Además, los materiales deberán proporcionar el nombre, teléfono, correo electrónico y dirección postal para poder contactar al donador. Al terminar el proceso de revisión de las donaciones deberá prepararse una nota de agradecimiento y reporte de resultados al donador y/o interesados.
Condiciones de aceptación
Una vez aceptadas las donaciones, los materiales serán considerados propiedad de la UFM y no serán devueltos. Siguiendo las políticas establecidas para el desarrollo de las colecciones, cualquier material obsoleto, dañado, duplicado, o que no cumpla con las condiciones establecidas en las políticas de desarrollo de colección será dispuesto de la siguiente manera,
Se ofrecerá como donación a instituciones relacionadas con la UFM. Los proyectos que han recibido donaciones de la biblioteca con anterioridad son: bibliotecas de otras universidades en Quetzaltenango; el grupo de Amigos de la Biblioteca UFM, que realiza bazares de libros; a la asociación estudiantil SIFE UFM que dona libros a la Biblioteca Carlos Jordán, en Poptún, Petén, y para la biblioteca que operan en Asunción Mita, Jutiapa; a la organización JUVEA (Juventud en Acción) para la Biblioteca Municipal del Parque Navidad (Ciudad de Guatemala, Zona 5) y para la Biblioteca de la Escuela Petét (Cobán);
Se donarán a catedráticos interesados o a alumnos de la UFM y otros usuarios de la biblioteca que puedan aprovecharlos en sus actividades académicas;
Se venderán y los ingresos serán utilizados para la adquisición de nuevos materiales para la biblioteca.
Procesamiento
Generalmente, la UFM absorbe los costos necesarios para procesar (encuadernar, reparar, catalogar, etc.), alojar, y mantener en buen estado los artículos recibidos. En casos especiales, como lo son donaciones muy grandes o artículos con necesidades especiales de conservación, discutiremos con el donante las opciones para la creación de un fondo para su procesamiento y mantenimiento.
Donaciones grandes
Las donaciones grandes serán aceptadas solamente con la aprobación del Consejo Directivo de la UFM y el visto bueno del Director de la biblioteca. Usualmente, la biblioteca se encargará del transporte, procesamiento y alojamiento temporal y perpetuo de las donaciones. El Departamento de Adquisiciones se encargará de organizar el procesamiento de la donación y el involucramiento del personal de la biblioteca que sea necesario.
Aprobación de la donación
La aceptación inicial de toda donación está a cargo de la dirección de la biblioteca, sin embargo todas las donaciones se reciben sujetas a la aprobación final del Consejo Directivo de la UFM.
Condiciones de uso
La UFM se reserva el derecho de determinar la retención, ubicación, integración en las colecciones existentes, tratamiento bibliográfico y otras consideraciones relacionadas con el uso y disposición final de todo material recibido.
Donaciones de equipo
Los equipos de computación y audiovisuales, máquinas de microfilm, y las herramientas para el taller de conservación también son bienvenidas. Por favor, diríjase a la persona encargada de coordinar las donaciones para mayor información.
Responsabilidades sobre regalos
Cualquier regalo recibido en la biblioteca deberá ser autorizado por el Director. Cuando los regalos sean potencialmente valiosos se dará una cantidad específica del presupuesto para el procesamiento, alojamiento y protección del mismo si acaso esto fuera necesario.
Agradecimiento de donaciones
Los donadores deberán recibir un agradecimiento escrito por la donación de materiales a menos de que ellos indiquen lo contrario. El desarrollo y mantenimiento de estrechas relaciones de amistad con los donadores iniciará con el agradecimiento inicial y rápido por la donación de materiales a la colección. En la misma se habrá de incluir un número especificando la cantidad de títulos donados, la fecha en que fue recibida la donación, y análisis de la condición general en que fueron recibidos. Una copia de todas las cartas de agradecimiento deberá archivarse en formato digital PDF en el servidor de la biblioteca.
Reconocimientos
La biblioteca realizará un reconocimiento público (reuniones, y publicaciones impresas y digitales) para aquellas donaciones que por su valor monetario e histórico así lo requieran.
Procesamiento físico de donaciones
Libros
- Los libros donados serán recibidos por el personal de Adquisiciones, ellos enviarán los materiales al equipo bibliógrafo que revisará el estado físico de los libros y seguirá lo establecido en el criterio de selección y su propio juicio. Los materiales serán almacenados en la biblioteca y una vez se ha tomado una decisión final, se entregará un reporte indicando el destino que tendrán todos los materiales revisados.
- El departamento de Desarrollo de Colección separará y ordenará los títulos de acuerdo a las áreas Dewey del conocimiento y serán enviados a los catalogadores en un sistema de prioridades. Cuando este proceso es terminado se entenderá que todos los títulos listados cumplen con los criterios de selección.
- El departamento de Adquisiciones pondrá los sellos, código de barras, controles de seguridad y ex libris si fuera necesario. Luego, serán enviados al taller para realizar una limpieza general de los títulos de acuerdo a lo establecido por sus políticas. Estos títulos serán luego enviados al departamento de Catalogación para su ingreso al catálogo en línea, colocar códigos de barras con el número de inventario y ubicar en el lomo del libro el número de clasificación Dewey.
- Si los libros ingresarán a la sala de Colecciones Especiales, se deberá catalogar las obras sin pegar etiquetas en los lomos, realizando todas las anotaciones en marbetes hechos con materiales libres de ácido.
- Cuando finalice el proceso de adquisición y catalogación de las donaciones, los libros deberán de ser entregados al Centro de Información, que colocará los libros como exhibición de títulos nuevos que ingresan a la colección general.